秘書検定3級 試験対策【職務知識1】

秘書検定

今回は秘書検定3級の試験対策の第3段!

秘書の仕事や上司の仕事を学ぶ「職務知識」について書きたいと思います。

実際の試験でも全35問中の5問がこちらの範囲から出題されるので、気を引き締めて取り組みましょう。

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職務知識の概要

職務知識は、『上司の留守をどのように預かるか。上司の仕事をどのように手伝うかなど、秘書特有の仕事の仕方について』が問われます。

例えば、「定型業務」「非定型業務」「メールの使い方」「上司と秘書の役割」「秘書の仕事範囲」「指示の仰ぎ方」「上司への苦情に対処する」「スケジュール調整」「上司の出張」これらについて学びます。

そのため、秘書とはどういった役割なのか、業務内容をしっかり押さえておく必要があります。

今回はこの中でも試験でよく聞かれる「定型業務」と「非定型業務」を見ていきたいと思います。

定型業務

定型業務とは日常的に行う業務のことであり、以下のようなことを学びます。

  • 上司の身のまわりの世話
    →自動車の手配、食事やお茶のサービス、上司の健康管理、
  • 来客の接遇
    →電話応対、上司不在時の対応、来客の応対、茶菓のサービス
  • スケジュールの管理
    →上司の私的スケジュール管理、スケジュールの作成・管理、面会予約の受付
  • 出張の際のスケジュール管理
    →日程表の作成、交通機関の手配、宿泊先の手配、関係部署への連絡
  • 会議、会合、冠婚葬祭の手伝い
    →会場の手配、前日までの準備と当日受付、必要資料などの事前準備、
  • 部屋の管理
    →会議室・応接室の管理
  • その他
    →文書事務、経理事務、情報管理

これらは、上司の指示がなくても様々な面に配慮しながら、効率よく積極的にこなす事が求められます。

非定型業務

非定型業務とは突然の来客や緊急の仕事、予期せぬ事態に対応するのが非定型業務です。

必ず上司の指示や判断を仰いで、冷静に対処する必要があります。

具体例をあげると下記になります。

  • 急な出張や残業
  • 予定外の来客
  • 災害
  • 盗難
  • 上司の急病
  • 上司の交通事故
  • 不法侵入者
  • その他予定外の仕事

秘書としての職務の限界はここまでという線引きがはっきりしないため、その境界線が複雑になり難しいところでもあります。

何が越権行為や独断専行になるのか、自分自身で理解し身につけていきましょう!

例題

最後に今回学んだことに関する問題に挑戦してみましょう!

【定型業務】 上司の日程管理について、 不適当と思われるものを選びなさい。

  1. 上司の出張中に受けたアポイントは、必ず上司に確認してから先方に返事をする。
  2. 1か月の予定表を一覧表にしたものを月間予定表という。
  3. 上司の個人的な予定は、公的な予定表に記入しない。
  4. 上司の私的なことに深く立ち入らないようにしている。
  5. 週間予定表での表示は、できるだけ詳しく文章化したものにする。

解答 5
週間予定表への記入は記号などを用い、見やすいようにすべきである。

【非定型業務】 秘書A子が先輩B子の仕事を手伝っていたところ、上司から「今からこの書類をS社に届けてもらいたい」と指示された。このような場合、A子はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

  1. 上司から書類を預かり,B子の仕事が終わってから書類を届けに行く。
  2. 上司から書類を預かり,B子に事情を説明してS社に書類を届けに行く。
  3. B子に先に書類を届けに行ってよいか尋ね,よいと言われたら届けに行く。
  4. 上司に,今B子の仕事を手伝っているがどちらを優先すればよいかと尋ねる。
  5. 上司に,今B子の仕事を手伝っているのでB子にも話してもらえないかと言う。

解答 2

 今から届けてもらいたいという上司の指示だから、秘書としてはすぐに届けないといけない。しかし、A子は先輩の仕事を手伝っているので、先輩に事情を説明してから届けに行くのが適当な対応である。

まとめ

秘書は主に上司の身の回りの手伝いをすることが多く、常に先を見据えた行動を心がけることが大切です。それに加え異例の業務や緊急の出来事にも対応できることで秘書としての磨きがかかります。

次回は職務知識の第二段になります。秘書検定は1つ1つの出題科目を丁寧に学ぶことによって、ビジネスマナーの達人になれます。皆さんも一緒に頑張っていきましょう!

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