秘書検定2級試験対策【秘書の人柄】

秘書検定

みなさんこんにちは、今回は秘書検定2級試験対策として「秘書の人柄」について解説します。

秘書は会社そのもののイメージにもつながりますので人柄はとても重要な要素の一つとなりますので頑張っていきましょう!

最後に「秘書の人柄」についての例題も載せておきましたので是非挑戦してみてください!

スポンサーリンク

秘書の人柄

秘書に求められるパーソナリティ

内面からにじみ出てくるパーソナリティ(個性・人柄)は他人に与える印象に大きな影響を持ちます。秘書に求められるパーソナリティは次のとおりです。

  • 対人関係に求められるパーソナリティ・・・誠実、明朗、謙虚、冷静、親切、礼儀、清潔、責任感、柔軟性、ユーモアなど
  • 仕事をするのに必要なパーソナリティ・・・正確性、積極的、能率性、行動性、慎重、機密厳守など

つまり秘書に求められる資質として、上司の考えや意向を優先する立場をわきまえた心構えやそれぞれの状況で必要な行動を見極める明確な判断力、感情を態度に出さず、明るく検挙に接することができる人柄があげられます。

すべてを意識し実践することは難しいですが、できるところから1つ1つ実践してみると良いでしょう。

周囲の人たちから信頼を得る

回りの人たちから信頼を得るために以下の点に気を付けましょう。

  • 秘書は直属の上司のみならず、周囲の人たちからも信頼されるようにする。
  • 秘書の仕事の基本は上司の補佐であるが、そのため多くの人の協力が必要となる。
  • 周囲の人たちとの信頼関係で協力を得ることができれば、上司の仕事の成果につながる。
  • 社内外の人に、上司の人物評価について尋ねられたら、良いところだけを話す。よく知っている人にも悪口は言わない。

仕事は決して1人で行うことではないので協力する、場合によっては協力を仰ぐことが大切です。

後輩秘書との接し方

  • 上司から後輩を指導するように言われたら、自ら後輩の仕事を観察しながら、 適切なアドバイスをする。
  • 後輩指導や後輩への対応は、自分が率先して行う。
  • 上司が直接、後輩秘書に言ったほうが効果的なこともあるが、それは上司に負担をかけることになるため、身近にいる先輩秘書が行う。

上級秘書に求められるパーソナリティの基本

上級秘書は判断が難しい状況に直面することが多く、対人関係も上下の立場や横の関係があるなど、非常に微妙になってきます。

このため、寛大さ、機転、ユーモアとウイット、応用性、沈着、冷静、思いやりなどより高度な対人パーソナリティが求められます。

人間の印象は一瞬で決まると言われています。ですので、秘書に絶対的に求められていることとして、印象のよさが挙げられます。

会社を来訪したお客様に対して上司よりも先に接する訳ですから、秘書の立ち振る舞いが会社の印象を左右すると言っても過言ではありません。

来訪したお客様が「この会社を訪れてよかった」と思えるような接遇と気配りができるような秘書を目指すことが重要です。

秘書の人柄について例題に挑戦!

<例題>
秘書Aの先輩Sは、仕事もでき、上司である常務の受けもよいが、同僚や後輩に対する態度が横柄で、特にAには先輩風を吹かせ、Sの私用をさせることがある。このようなSに対して、Aはどのように対応したらよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

<例題>
秘書Aの先輩Sは、仕事もでき、上司である常務の受けもよいが、同僚や後輩に対する態度が横柄で、特にAには先輩風を吹かせ、Sの私用をさせることがある。このようなSに 対して、Aはどのように対応したらよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

  1. SがAに私用をさせると周囲に話し、SがAに私用を頼みにくいようにする。
  2. 先輩だからといって、後輩に私用をさせるのはよくないので、このことを秘書課長に相談する。
  3. Aが話しても、Sは納得してくれないと思われるので、ほかの先輩からSに話してもらう。
  4. 職場でAに私用をさせるのは、けじめがつかなくなって周囲に悪い影響を与えると、直接Sに話してみる。
  5. 私用だからといって断れば、人間関係を損なうので、場合によっては引き受ける。

<解答> 1
特別な場合を除いて、先輩が後輩に私用をさせるということはよくないことである。だからと言って、直接関係のない周囲の人に話して、私用をさせにくくするというやり方は好ましくない。

まとめ

普段のタスクをこなす上に人柄まで求められ大変かもしれませんが頑張っていきましょう。

次回は「秘書として求められる能力」について解説します。
秘書としてどのようなことが求められるのか、より具体的に学べるので皆さんも是非学んでみてください!

コメント

タイトルとURLをコピーしました