秘書検定2級試験対策【秘書の心構え】

秘書検定

みなさんこんにちは、今回は秘書検定2級試験対策として必要とされる資質「秘書の心構え」について解説します。

秘書の良し悪しが上司の、ひいては企業のイメージにつながることになるので、しっかりと読み込んでおくことをオススメします。

最後に「秘書の心構え」についての例題も載せておきましたので是非挑戦してみてください!

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秘書の心構え

立場を自覚する

  1. 秘書は、上司を補佐し、陰の力となって働くことが役目と自覚する。
  2. 上司が本来の業務に専念できるように、細々とした仕事を引き受ける。
  3. 上司に代わって仕事をしていても、それはあくまで補佐であり、代行や代理でないことを自覚する。
  4. 秘書の身だしなみは企業のイメージにつながることを自覚し、清潔感を心がける。

例えば、秘書の身だしなみの例としては、以下のようなポイントが挙げられます。

  • 清潔感のある髪型
  • ナチュラルなメイクにする
  • アクセサリーはシンプルなものを身に着ける
  • 服装はスーツまたはブラウスとジャケットにスカートかパンツ。動きやすく機能性があるもの
  • ミドルヒールのパンプス

秘書の身だしなみは企業イメージにもつながりますので、上記のような服装であることが推奨されます。

高級感ではなく清潔感を重視することがポイントです。

上司を理解する

  1. 上司と秘書との信頼関係は重要。上司をよく理解したうえで仕事をする。
  2. 信頼される秘書になるために、上司の仕事や行動、環境などに興味・関心を持って理解を深める努力をする。
  3. 上司の好みや仕事の方法を知ることで秘書業務の質も向上し、上司も満足する。
  4. 上司の体調が悪いときは、気遣いの言葉をかける。ただし、自宅に帰るよう指示したり、勝手にスケジュールを調整するようなことはしない。

その他にも上司の体調や好みなども理解しておくと良いでしょう!しかし、必要以上にプライバシーに立ち入らないよう注意しましょう。

良い人間関係を作る

  1. 秘書は人と人の間に立つ存在であるから、どのような人ともよい人間関係を作る。
  2. 秘書はどのような人ともいろいろな事柄について話ができる、豊かな人間性を備えていることが望ましい。
  3. 立場上、一般社員との接触は限られるが、多くの人が集まる機会にはなるべく参加し、ネットワークを作っておく。

機密保持

  1. 業務上、知り得た秘密は必ず守る。
  2. 上司のプライベートな情報は漏らさない。
  3. 取引先に、上司の了解がないまま住所や電話番号などの個人情報を教えてはならない。

秘書は上司とのやり取りが多く発生するので自然と業務上知り得る秘密が多くあります。

社内の秘密は厳守し迷うようなことがあれば適宜相談しましょう!

秘書の心構えについて例題に挑戦!

<例題>
秘書Aが受付での来客応対を済ませて自分の席に戻ると、隣の部のBが書いたメモがあった。
メモには「部長の机のそばを通りかかったら、電話が鳴っていたので出たところ、取引先のE部長からだった。折り返し電話をほしいとのこと」と書かれていた。
Aの上司(部長)は出張中である。しかし、E部長へ電話することを思い出したのは1時間くらいたってからだった。
このような場合、Aはどのように対処するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

1.出張中の上司へ電話して、上司からE部長へ直接電話して、用件を尋ねてもらえないかと頼む。
2. E部長へ電話するのは気まずいので、E部長の秘書に、上司へのE部長の用件を尋ねる。
3. すぐE部長に電話し、別の用件で取り紛れて遅くなったと理由を言って、用件を尋ねる。
4. 必要ならE部長のほうから再度電話がかかってくるだろうから、こちらからは連絡しない。
5. すぐにE部長へ電話し、連絡が遅くなったことをわび、上司は出張と話して、用件を尋ねる。

<解答> 5

1時間後であってもすぐにしないといけない。電話が遅くなったことの理由を言ってもなんの意味もない。

まとめ

秘書の心構えはこれから秘書になる人へ向けた第一歩として重要な部分になっていきますのでしっかりと心得ておきましょう!

次回は「秘書の人柄」について解説します。秘書は身だしなみから人柄まで多くのことを求められますが、頑張っていきましょう!

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