秘書検定２級試験対策【役割と機能2】

みなさんこんにちは、今回は秘書検定2級試験対策として「役割と機能2」について解説します。

秘書にはさまざまな役割がありますが、職務の限界もあります。
仕事の業務範囲を知ることが大切です。
また、上司不在の場合の対応についても身に付けておきましょう。

最後に「役割と機能2」についての例題も載せておきましたので是非挑戦してみてください！

秘書の種類と役割

秘書の所属

はじめに秘書の種類とその役割について確認しておきましょう。

秘書がどこに所属しているかによって上司が変わり、大きく4つに分類されます。

• 個人付き秘書・・・特定の個人に付く秘書。部門に所属せず、個人に専属する。
• 秘書課秘書・・・秘書課に所属し、特定の上司に付くこともあれば、チームで複数の上司を補佐することもあります。
• 兼務秘書・・・ミドルマネジメント（部長、課長など）に付く秘書。上司が統括する部門に所属し、部内の仕事をしながら、上司の補佐も兼務する。
• チーム秘書・・・プロジェクトチームや研究部門などチームに付く秘書。チーム全体を補佐する。

日本企業では秘書課（室）所属秘書に分類されることが多く、秘書検定2級・3級はこのタイプで出題されることが多いので覚えておきましょう。

越權行為

秘書はスタッフとして、その職務権限内において上司を補佐するのが職務です。

そのため、下記は越権行為(権限を越えた行い)となります。

• 経営管理に関する仕事をする。
• 上司の留守中に決済書類、稟議書への押印をする。
• 上司になり代わって来客の応対をする。
• 上司の代理で行事に参加する (指示があった場合を除く)。
• 上司に無断でスケジュールを変更する。
• 上司に無断で面会予約を受ける。
• 上司の留守中に部下に指示する。

これらを理解するためには、組織図や社内規定などをきちんと把握して、上司の職務権限をしっかり押さえておくことが大切です。

上記の代表的な7つの越権行為は、全部覚えてしまいましょう！

上司不在の場合の対応

上司が不在の場合の受付や取次ぎは、次のような対応をします。

なお、社外の人に尋ねられても上司の自宅の住所や電話番号、出張先の連絡先を教えてはいけません。

• 会議中などで上司が留守のとき、面会や電話は拒否するのではなく、できるだけ相手の意向を聞いて処理する。
• 不在などで取り次げないときは、その旨を相手に話し、相手の意向に従った対応を考える。
• 上司が取り込み中に予約客が来たら、茶菓や雑誌を提供し、待っていただく。
• 会議中の上司へはメモを見せて指示を得る。
• 上司不在時に来た、アポイントメントのあるお客様には、用件は聞かず、改めて連絡することを伝え、わびる。
• 上司不在時に来た、アポイントメントのないお客様には、用件を聞いて、改めて連絡することを伝え、都合の良い日時を2、3聞いておく。

不在時にもしっかり対応できるよう上記のことは最低限覚えておきましょう！

効率的な仕事の進め方

複数の仕事をする場合は、優先順位を考えて取り掛かることが大切です。

緊急度が高く、期限が迫っている仕事を最優先しなければなりません。

自分で判断しかねる場合は、必ず上司に確認して進めるようにします。

「役割と機能2」について例題に挑戦！

＜解答＞　５

上司の留守を預かる秘書としての気遣いは必要だが、代理を申し出ることは、不適当である。

まとめ

秘書にはどのような役割が与えられ、どのように機能すべきか？と理解することができたのではないでしょうか？

次回は「秘書の業務」について解説します。
上司のスケジュール管理や定例業務・非定例業務についてとより具体的な仕事になりますので皆さんも頑張ってみてください！