今回は秘書検定３級の試験対策の第5段！
秘書の仕事や上司の仕事を学ぶ「職務知識」の続きで「メールの使い方」「スケジュール調整」の、こちらについて見ていきたいと思います。
メールの使い方
メールに関するビジネスマナーは社会人の基本中の基本です。
それだけに、たかがメールと侮ってはいけません。メールのビジネスマナーで、それを台無しにしてしまうこともあります。ここでは実践で役に立つメールの使い方のポイントをお伝えします。
意識すべきポイントは5つ。
１．簡潔に、２．見やすく、３．具体的に、４．肯定的に、５．正しく書く、ことです
簡潔に書く
メールを丁寧に書くことは大切ですが、気の回し過ぎは読む側を疲れさせます。
過剰な敬語、例えば、距離感の近い相手に対して「ございます」を多用するなどは控えたほうが良いでしょう。
配慮のためとはいえ、回りくどい文章は意図がつかみにくく、不親切になることもあります。簡潔な文章にまとめることが大切です。
見やすく書く
見やすくスッキリとした印象を与えられるようなメールを送ることを心掛けましょう。
スラスラ読めるように、1行当たり30文字以内にとどめ、読みやすい位置で改行します。
文量としては、画面をスクロールせずに読める程度に収めるのがよいでしょう。
また、要件が多い場合は箇条書きにするとより見やすくなるので必要に応じて試してみてください。
具体的に書く
誤解を招くような曖昧表現は避けた方が良いです。
例えば期日の伝える時に「早めに」と伝えても、「早め」のとらえ方は人によって幅があります。
「明日15時までに」など、具体的な数字を用いて伝えることで双方の認識のズレを防ぐことができます。
肯定的に書く
同じ内容の事柄でも、否定的表現ではなく肯定的表現で伝えることで印象が変わります。
例えばお断りするとき。「本日Aは不在なので対応できません」と否定的な伝え方で終わらせるのではなく、「本日Aは不在で対応しかねるのですが、明日以降であれば可能です」など、肯定的なニュアンスを伝えることで、相手も受け入れやすくなります。
正しく書く
相手の手元に残るメールは、トラブルになったときに証拠として示されることもあるのです。誤解を招くような伝え方や誤りがないかどうか、しっかりと見直すことが重要です。
送信前に最低一度は読みなおし、誤解なく正しく読み取ってもらえる内容かどうかを確認しましょう。
スケジュール調整
上司のスケジュール管理は、秘書の重要な仕事の一つです。
上司が無理なく効率的に業務を遂行できるように配慮してスケジュールを組むことが重要になります。
この時多忙なスケジュールをスムーズに遂行できるよう、予定表を作成するのがポイントで、予定表は、年間、月間、週間、日々などの種類があり、その中で上司の業務や忙しさなどにあった予定表を作成すると良いでしょう！
それぞれの作り方と特徴を紹介します。
年間予定表
新年会、株主総会、定例取締役会、定例常務会、創立記念式典、夏期休暇、あらかじめ日程がわかっていて変更の可能性が少ない主要行事を、1年間にわたって記入します。
月間予定表
年間行事のほか、出張や会議、会合、訪問予定などを決定している範囲で、具体的に1ヶ月ごとの予定を記入していきます。
週間予定表
確定した行動予定を１週間分、時間単位で記入します。活用頻度が最も高いです。
会議、会合、面談、出張、講演、式典などを細部まで正確に書きましょう。
日々予定表（日程表）
その日１日の上司の行動予定を分単位で記入する予定表です。
備考欄を設けて細かい点を確認できるようにしましょう。
月間や週間予定表を上司の関係部署に配布する際は、詳しい予定やプライベートな予定などの記入は避けるなどの、配慮が必要になります。
予定変更の際は、上司への報告、予定表の変更はもちろんのこと、関係先への連絡を忘れないように気をつけましょう。
まとめ
最初の項目にもありました通り、秘書検定3級はメールの使い方や上司への気遣いなど秘書でなくともこれからの社会人として大切なことが学べます。
1つ1つ出題科目を丁寧に学び、ビジネスマナーの達人を目指しましょう！
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