今回から、秘書検定の具体的な業務に伴う実技編に入ります。
はじめに実技ではどのようなことを学ぶのか具体的に見ていきましょう。
実技はマナーと接遇、技能と大きく２つに分けられ、それぞれ以下のようなことを学びます。
- マナーと接遇・・・人間関係、一般的なマナー、話し方、接遇、交際の業務など
- 技能・・・会議、文書の作成、文書の取り扱い、ファイリング、資料管理、スケジュール管理、環境、事務用品の整備
今回は実技編のはじめとして「人間関係」について解説したいと思います。
人間関係
人間関係の重要性
職場での人間関係は非常に重要です。なぜなら集団や社会で生活する以上、誰かと関わらずにいられないからです。会社では上司、同僚、お客様など沢山の人と接する機会があります。
人間関係には、互いに憎しみ合ったり、対立したりしている険悪な関係もあれば、互いに好感を抱いて仲が良かったり、ライバル意識を持ちながらも協力関係もある良好な関係もあり、その状態や度合いは千差万別です。
また、そうした関係も一定のものではなく、変化していくものです。難しいからこそ、人間関係には気を使う必要があります。
今回はその中でも秘書検定試験において重要な「あいさつ」「仕事の姿勢」についてピックアップしましたので見ていきましょう！
あいさつ
あいさつは社会人としての常識です。よい人間関係を維持していくのに欠かすことができません。
積極的にあいさつをし、相手に感じのよい印象を与え、人間関係をスムーズにしましょう。
正しい挨拶のポイントは
- 相手に伝わる適度な声のボリューム
- 相手の目を優しく見る
- 柔らかい「笑顔」を忘れずに
上記の３点を意識しましょう！
そして、あいさつをするのに欠かせないのがお辞儀です。
お辞儀には「会釈」「敬礼」「最敬礼」の３種類があり、使い分けや仕方は以下の通りです。
会釈：軽いお辞儀
場面：人とすれちがうときなどにする軽いお辞儀
背筋を伸ばし、相手の胸元から腰に視線を落とす感じで、上体を軽く15度くらいに傾けます。1.5メートルくらい先に視線をおくと自然です。にこやかに、笑いかけるような雰囲気で行いましょう。
敬礼：普通礼（頻繁に使うお辞儀）
場面：上司・お得意様・目上の人などにするお辞儀
背筋を伸ばし、足下から1.5～2メートルのところに視線を落とし、上体を30～35度くらい傾けます。『１・２・３』の呼吸でややゆっくりと行いましょう。
最敬礼：丁寧なお辞儀
場面：感謝や謝罪するとき
重役の人などに接したときなどにする、最も丁寧なお辞儀、背筋を伸ばし、足下１メートルのところに視線を落とし、上体を45～60度程度に傾けます。『１・２・３・』の呼吸はゆっくりと行い、２のところで呼吸を一旦止め、間を取ります。
仕事の姿勢
仕事の姿勢といっても単に「背筋を伸ばす」ということだけではありません。
秘書として業務をする上で執務態度も人間関係に影響を与えます。
特に以下の点には注意を払いましょう！
- 正しい姿勢で行動する
- 相手を尊重し、誠意をもって対応する
- 仕事に差し支えるような装い、目立つ服飾や化粧は避ける
- 仕事に前向きに仕事に取り組む
- てきぱきと仕事を処理する
- 身なりに気を配る
秘書は「会社や上司の印象を良くする」という使命もあります。
姿勢を正すことや見た目を整える以外にも、立ち振る舞いや仕事への姿勢を意識し印象アップを目指しましょう。
例題
次は山田部長秘書Ａ子の言葉遣いである。中から下線部分の「参る」の使い方が不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1. 「銀行には私が参ります」
2. 「お車がただ今参りました」
3. 「書類をお届けに参りました」
4. 「当社へ参っていただけませんか」
5. 「私どもの山田が参ると申しております」
解答４.
「当社へ来てもらえないか」と言うのだから，「来て」は尊敬語を使うことになる。「参って」は謙譲語なので不適当。適切な言い方は，「おいで」「お越し」などである。
まとめ
次回は秘書検定３級の実技編「一般的なマナー、話し方」に入ります。よりマナーや話し方は相手に不快感を与えないために秘書として必須のスキルとなります。皆さんも一緒に頑張っていきましょう！
コメント