秘書検定３級試験対策【実技編 技能4】

みなさんこんにちは、今回は秘書検定３級試験対策の「技能：資料管理」について解説します。

実際の試験での出題頻度は低めですが、ものの名前や整理の仕方などもマスターすれば細かいところに気を配れる秘書となれるので頑張っていきましょう。

オフィス用品に関する用語

ファイル関連

• ファイル
  書類などをつづる道具としてよく使われるものにファイルがあります。多くは中に綴じ具が付いていて、かなり分厚い書類でもつづることができます。
• ステープラー（ホチキス）
  コの字形の針を紙に通して留める道具です。縦書きの書類は右肩をとじ、横書きの書類は左肩をとじます。
• 穴開け器（穴あけパンチ）
  閉じるための丸い穴を紙に開ける道具です。よく使われるのは２穴用のもの。開いた穴にとじ具の足を差して閉じます。
• クリップ
  数枚の紙を留めておくのに便利です。
• フラットファイル
  ファイルのうち、柔らかく背の厚みがあまりないものをフラットファイルといいます。新聞や雑誌の切り抜きなどを用紙に貼って、それを保存したりするのに使われることが多いです。
• デスクトレー
  封筒やファイルがぴったり収まる最適ワイドサイズ。大事な書類を効率的に整理・収納できます。大事な書類を効率的に整理・収納できます。
• キャビネット
  分類した書類を保管するための収納具です。
• 保管庫
  書類棚です。書類をつづったファイルを並べることができ、途中に倒れないように仕切りがあります。

バーチカル・ファイリング関連

バーチカル・ファイリングとは、書類をとじずに厚紙を二つ折りにしたフォルダーに挟んで、キャビネットの引き出しに立てて整理する方法をバーチカル・ファイリングといいます。

メリットとしては以下の通りです。

• 書類に穴を開ける必要がないためとじる手間が省ける。
• 書類の増減に対応しやすい。また出し入れも楽。
• とじ具がない分だけ薄く、かさばらない。

• フォルダー
  厚紙を二つ折りにした書類挟みのことです。フォルダーの上部には会社名などの見出しのラベルを貼る山がついています。
• ガイド
  フォルダーを分類してグループごとに立てておく厚紙の見出しのことです。「ア」「イ」「ウ」などと記して分類します。
• ラベル
  個別フォルダーの社名など見出しを書いてフォルダーの山に貼る紙のこと。
• 貨出ガイド
  書類を貸し出した際に、その書類の場所に差しておく厚紙のガイドのことです。
• キャビネット
  フォルダーを保管する引き出し付きの収納具です。

書類の整理法

書類の整理には大きく「相手先」、「主題別」の二つの方法があり、それぞれを紹介します。

相手先別整理

手紙や書類などを「誰から来たものか」で分類整理する方法です。

相手先別に分類したフォルダーにそれぞれの関係書類を入れてまとめます。

従って、フォルダーのタイトルは「○○商事」「○○工業」などと相手先名になります。

相手先別に整理する場合、五十音順やアルファベッ卜順にまとめる方法が有益です。
数が少ないうちは「ア行」「力行」など行ごとに分類した方がすっきりするでしょう。

海外との取引が多い場合は五十音順とアルファベット順を併用するのも良い方法です。

主題別整理

書類や資料をテーマ別に分類する方法です。カタログの分類によく使われます。

カタログは相手先別に分類してもあまり意味がなく、知りたいのは比較検討できる商品情報です。
（”新しいパソコンを購入するならどこの会社のものがいいかな”など）

従って「コピー機」「スキャナー」などテーマごとにまとめる主題別整理で分類します。

また、数が多くなってきたら「パソコン関係」「ＯＡ機器関係」「事務用品」などと大きなくくりで分類しておくと捜す場合に便利です。

オフィス用品に関して例題に挑戦！

＜解答＞
１．×
サイドテーブルとは、応接室などでお茶を出すときに盆などを置く台のことであり、片袖机とは片側にだけ引き出しが付いている机のことです。
２．〇
スツール、補助椅子とは背もたれがなく、アーム(肘置き)もない椅子のことをさします。
３．〇
日よけや目隠しのために窓にとりつけたよろい戸。
４．〇
（間仕切り）用家具の一種
５．〇

まとめ

もののイメージがわかないものもあったかもしれませんが、そちらに関しては実際に調べてみると良いでしょう。

次回は秘書検定３級最後の項目「スケジュール管理」になります！
最後の項目になりますので頑張っていきましょう！