秘書検定３級試験対策　実技編【技能3】

みなさんこんにちは、今回は「技能 文書の取り扱い」について解説したいと思います。

秘書として仕事をしていると機密文書などを取り扱うこともあると思いますので、しっかり学びましょう。

文書の取り扱い

「文書の取り扱い」では、「受信文書」すなわち郵便や宅配便などの取り扱いと、「秘文書」の取り扱いについて問題が良く出されます。

それぞれの特徴について解説したいと思います。
最後に例題もありますので是非挑戦してみてください！

受信文書

受信文書は下記の通り２つに分かれます。

• 公信文書・・・業務にかかわる文書のこと
• 私信文書・・・上司宛ての個人的な手紙

秘書はそれらを分類して上司に渡します。

取り扱い手順

1. 「公信文書」「私信文書」「不明文書」に分類する。
   不明文書とは、公信文書か私信文書かわからない文書のことで、私信文書と不明文書は開封せずに上司に渡します。封筒に差出人の社名が書いてないものは私信と見なします。
2. 公信文書を「書留」「親展」「その他」に分類する。
   次に書留か親展等に分けるのですが、「書留」「親展」は開封しないで上司に渡すことが必要です。さらに「書留」の場合は受信簿に記録してから渡す必要がありますので注意しておきましょう。
3. 残った「その他」の文書は開封し、以下の要領で上司に渡す。
   公信文書は「速達」や「至急」と書かれていても開封し、請求書や見積書などは項目ごとにチェックし、間違いがないか確認します。同封物があると書かれた文書では、同封物が入っているか確認しておきましょう。そして、返信文書の場合はこちらが出した往信文書の控えを添付します。複雑なものは要点をメモし、重要な箇所にアンダーラインを引くと丁寧です。

最後に補足として文書を扱う上でのポイントをお伝えしておきます。

• 封筒は文書の後ろにクリップで留める。
• 重要文書を上にして渡す。
• 上司に渡す必要のないダイレクトメールや広告類は処分する。

上記の点を自然と意識できるようになると良いでしょう！

「秘」文書

個人宛てに渡す場合は封筒に「親展」と書いて渡します。

封筒に「秘」の印を打ったりすれば、中に「秘」扱い文書があることを第三者に知られてしまうのでよくありません。

秘密扱い文書の社内での取り扱い方

他部署に渡す場合、文書受渡簿など文書を管理する書面に文書名と相手先を記入します。

それを秘密扱い文書と一緒に持参して、渡したときに相手から受領印をもらうようにします。

配布するときは各文書に通し番号を入れて配布先とともに記録します。

コピー時には人目に触れないように注意します。コピーミスがあった場合や原本を廃棄する場合、シュレッダーで処理して後を残さないようにします。

ファイルして保存する際は鍵の掛かるキャビネットなどで厳重管理します。

社外に発送するときの留意点です

• 必ず二重封筒にし「親展」と記載して発送する
• 内側の封筒には「秘」の印を押す
• 受発信簿に記録を残すようにする
• 一般書留あるいは簡易書留で郵送する
• 発送後すぐ相手に電話して秘密扱い文書を送ったことを伝える。

文書の言葉遣いに関して例題に挑戦！

それでは腕試しに、文書の言葉遣いの例題に挑戦してみましょう！

＜答え＞１
「貴殿」はあなたという意味だから，1は個人宛ての手紙である。「ご発展のこととお喜び」は，相手の会社や団体の繁栄を喜ぶという意味なので，個人宛ての手紙に使うのは不適当ということである。

まとめ

秘密文書の扱いは特に大切ですのでトラブルを避けるという意味でもしっかり頭に入れておくと良いでしょう！

次回は「資料管理」について学んでいきます。こちらも秘密を守るという点では今回と同様大切な部分となってきますので是非ご覧ください！