秘書検定３級試験対策 実技編【技能2】

今回は、秘書検定３級の実技編の中から「社内文書」「社外文書」について解説します。

文書の作成は秘書だけでなく社会人なら一度は作成するものですので、ここで押さえておきましょう

社内と社外文書の違いや使い分けにも注目しましょう。

社内文書

社内文書とは

企業内で取り交わす文書のことを指します。

社内文書には伝言メモから全国すべての支社・営業所に配布する通達まで、色々な規模の文書があります。

社内文書の作成上の留意点

1. 文章は短く、簡潔に書く
   社内用の文書なので、最小限の礼儀で十分です。箇条書き等をうまく利用するとよいでしょう。
2. 横書きで書く
   ビジネス文書は基本的に横書きを用います。
   縦書きにするのは「招待状」など、社外文書の中でも「社交文書」と呼ばれるものだけです。
3. 「頭語」や「結語」および「あいさつ」は省略
   文末は「以上」で締めくくればOKです。他のものは省略します。ちなみに頭語とは「拝啓」「前略」などの手紙文の最初に書く語のことをいいます。結語は「敬具」「草々」など文章の終わりに書く語のことです。あいさつは「向暑の候、ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」などと頭語に続けて書く文のことをいいます。文末は必ず「以上」で締めくくります。
4. 「です・ます」体を用い、丁寧な言い回しは最小限にする
   社内文書ですので「ございます」などの丁寧すぎるのは堅苦しい、見づらい印象があるので丁寧すぎる言い回しは避けた方が良いです。
5. フォーム化する
   社内文書の形式をパソコンなどに保存して、いつでも呼び出せるようにしておくと処理が速いです。よく利用する文書は、必要な欄に書き込めば済むようにしておきましょう。

社内文書の種類

• 稟議書
  会社のお金を使いたいときや契約を認めてほしいときに、所属している会社や官公庁に承認を求める時に作成します。「〜してよろしいでしょうか」「〜することをお願いします」と伺いを立てる文書のことで、起案書、回議書ともいいます。
• 報告書
  業務・調査・研究などの結果を伝えるための書類です。 報告書には、業務報告書、是正報告書、修理報告書など、報告すべき内容や案件に応じてさまざまな報告書があります。 報告書は、提出する相手が知りたい案件の結果や説明などをまとめます。
• 通知文
  経営幹部が、関係する社員に命令や指示を伝えるための文書です。
• 案内文
  「お知らせ」や「案内」など情報を伝えるための文書です。

社外文書

社外文書とは

会社外の人物や会社に対して送付する文書です。社内文書と違って顧客や取引先に出すものなので、適切な頭語や結語、あいさつ文を入れて丁寧な文書にします。

社外文書の特徴

社外文書は企業と企業の間でやりとりされる文書です。意思伝達という本来の目的とともに、その企業のイメージや評価にも影響を与えるものです。

• 敬語を適切に使う
• 誠意がこもっていると感じられる
• 礼儀正しい

文書であることがポイントです。

社外文書と慣用表現

「文書の基本スタイル」「頭語と結語の組み合わせ」「時候のあいさつ」を押さえましょう。
また「前文」「主文」「末文」でよく使われる慣用表現を身に付けておき、それらをうまく使いこなして簡単な社外文書が作成できるようにしておくと良いです。

社外文書の基本スタイル

社外文書の基本形式は社内文書の形式とほぼ同じです。大きく違う部分は「本文部分」で、以下の３つから構成されます。

• あいさつを述べる「前文」
• 用件を述べる「主文」
• 最後にあいさつを述べて文章を締めくくる「末文」

前文の最初に「頭語」を書き、末文の最後に「結語」を書いて本文を締めくくります。

例題

解答 １
不祝儀袋に現金が入っているのだから，現金専用の現金書留で送らないといけない。現金書留には手紙などを同封できるので，悔やみ状を一緒に送るのが適当ということである。

まとめ

社内文書、社外文書の作成秘書としても社会人としても重要な部分ですので一度作成するなど練習しても良いと思います。

次回は「文書の取り扱い」に入りたいと思いますので頑張っていきましょう。