秘書検定３級試験対策【実技編～技能1】

今回は秘書検定３級の実技編「技能」の分野に入っていきたいと思います。

技能では会議、文書の作成、文書の取り扱い、資料管理、スケジュール管理とより実務に近いことを学びます。

秘書としての実際の業務をイメージしながら学ぶことでより身につきやすくなるでしょう。

今回はその中でも「会議における秘書の仕事」について解説したいと思います。

会議の目的と種類について

会議の種類

まずは会議の種類を確認しましょう。

• 説明会議・・・リーダーや担当者が持っている情報を一方的にメンバーに伝達するための会議です。
• アイデア会議・・・アイデアを出し合う会議で、一般的にブレインストーミングと同様、質より量ということや人の意見を否定しないといった簡単な決まりもあります。
• 問題解決会議・・・解決すべき課題や決定すべき議題に対して、メンバーが最善策を求めて議論し、結論を出す会議です。
• 研修会議・・・ある技術や知識を習得させるための教育方式で、新人教育研修や専門職研修などの会議です。
• 研究会議・・・相互啓発を行うための会議です。メンバーのこれまでの研究成果を発表する、それに対して質疑応答をするなどします。

このように会議にも様々な種類、目的がありますのでそれに応じた対応ができると良いでしょう！また、ビジネスの場では会議の種類が混合して行われる場合も多々あります。

会議における秘書の仕事

上司が主催する会議における秘書の仕事は、①会議前の準備、②会議中の仕事、③会議後の仕事の３つになります。

ただし、会議の準備は以下によっても異なるので、上司に準備を指示されたらどのような会議なのかをまずは確認します。

①会議の準備

• 会議の名称
• 開催日時
• 議題と趣旨
• 社内で行う会議か、社外で行う会議か。
  （杜内で行う会議には、内部の者だけで行うのか、外部の人を招いて行うのか）
• 定例会議か、臨時会議か。
  ※定例会議は、次の開催日をそのときの会議の最後で決めることが多いが、臨時会議は、急に決まることが多いので、迅速に手配する。
• 上司が主催する会議か、メンバーとして参加するのか。

②会議中の仕事

• 受付と出欠確認
• 電話対応
• 茶菓子の接待
• 会場の管理

③会議後の仕事

• 出席者の見送り
• 片付け

会議の準備の出欠の確認は上司の指示で作成した会議参加者リストに基づいて出欠を確認し、会場前に設置した受付で行います。
コートや荷物を預かったり、配布資料を渡す場合もあるので心得ておきましょう。

また、会場に現れない参加予定者に対しては、開催時刻前に電話を入れてこちらへ向かっているかどうかを確認します。定刻になったら、出欠状況を上司に報告しましょう。

お茶や食事の接待は、事前に上司と打ち合わせて、いつお茶や食事をサービスするかを計画しておきます。
会場が議論で熱中しているときは食事の時間になってもすぐに出さず、上司に「食事の時間だがどのようにするか」とメモを入れて指示を待つようにしましょう。
お茶の継ぎ足しや灰皿の交換（喫煙が許可されている場合）は、会場の様子を見て行います。

会場の管理は会場内の冷暖房の温度の調整や換気の管理も秘書の仕事です。

他にも預かったコートや荷物の保管、電話の取り次ぎなどもあります。
電話取次は必ずメモでし、小声でも口頭ではしないように気をつけましょう。

例題にチャレンジ

解答　２．

円卓系はお互いの顔が見えるようにテーブルで囲み、意見交換を行うのに適している。

まとめ

会議の準備、会議中の対応、会議後の対応を行うことは仕事をスムーズに進めることができます。

もしかしたら会議以外にも応用できることではないでしょうか？

次回は文書の作成に入っていきたいと思います。引き続き頑張っていきましょう！