秘書検定３級試験対策【求められる資質1】

今回は秘書検定３級の試験対策の第１段として「求められる資質」について説明したいと思います。

実際の試験でも全35問中の5問がこの範囲から出題されるので、しっかり気を引き締めて取り組みましょう。

求められる資質で問われること
1. 仕事の進め方
2. 機密事項
例題
まとめ

求められる資質で問われること

「求められる資質」では、秘書としての心構えや必要とされる能力について問われます。

そのため、秘書にはどういった人柄が要求されるのかしっかり押さえておくことが必要です。

勉強法としては、一般知識や技能、マナー・接遇のように暗記中心の学習ではなく、秘書としての考え方を問われるため、問題を繰り返し解くことが重要になります。
そして、出題の傾向をつかみ、確実に正解を導きましょう。

ここからは、「求められる資質」から出題される問題の中でも繰り返し出題されている仕事の進め方、機密事項、取り次ぎ、スケジュール変更の４つのうち仕事の進め方、機密事項について解説したいと思います。

仕事の進め方

秘書とは上司の補佐役です。上司を理解し、意向に沿った仕事の進め方をする必要があります。留意点としては、以下のことが挙げられます。

上司への気遣いを心掛けて身の回りの世話をする。
会社の業務知識を確実に身に付ける。
上司の職務や権限を認識する。
上司の職務権限を守り、上司の立場を理解して適切に補佐する。（越権行為をしない）
上司の指示を優先する。
資料は誰が探してもわかるように整理する。

また、これらを理解するためには組織図や社内規定などきちんと把握しておくことが大切です。

例えば問題に、
『上司が不在の時に急ぎの書類に捺印を求められた。内容は上司が把握していると思われるもので、急ぎなので「代わりに上司の印鑑で捺印した。」』
とあったら、これは越権行為となりますので「不適当」です。

機密事項

秘書を英語で書くと「Executive Assistant～」「Secretary」となります。

「Secretary」…つまり、「secret」を守れる人です。

家庭内や電車、エレベーター内でも仕事のことをむやみに話さない、機密事項に関する質問に対しては「自分は知る立場にない」とはっきり話すことが大切です。

また、機密書類の取り扱いは細心の注意を払い、保管から破棄まで責任を持ちます。話してよいこと、悪いことの判断を適切に行います。以下のことは機密事項として対応します。

人事について
株式について
新商品について
合併について
上司の個人情報について
【社外】出張先・外出先

過去に「営業部の兼務秘書A子が、日ごろ心掛けていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。」という問題で
「秘書は外部に知られると困るようなことも知っているので、うっかり口外しないよう外部の人との付き合いはしないようにしている。」という選択肢が出題されましたが、これは「不適当」です。

機密を守るためとはいえ、社内外の交友関係を狭めるようなことをする必要はありません。交流の場で機密事項などを質問された際は「私は知る立場にない。」ときちんと伝えることが大切です。

例題

それでは最後に問題に挑戦してみましょう。

新人秘書Ａ子は先輩から、普段の心掛けとして次のようなことを教えられた。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。

1．自分の仕事が済んで手が空いたら、上司や先輩に何か手伝うことはないか尋ねること。
2．指示されて作成した会議資料は自分用にコピーを取って読み、上司の仕事内容を把握すること。
3．先輩から仕事を教えてもらっているとき途中で先輩が用事で席を立ったら、今までのことを復習していること。
4．指示された仕事をきちんと行いながらも、先輩の電話応対に耳を傾けるなどして積極的に話の仕方を学ぶこと。
5．上司の出張中は伝言を受けるなど上司の留守を預かりながら、日ごろできない書棚の整頓(せいとん)やファイルの整理などをすること。

解答2. 自らが参加者ではない会議資料について自分用にコピーを取ることは、通常認められません。