秘書検定3級試験対策実技編【技能5】

秘書検定

みなさんこんにちは、今回は秘書検定3級試験対策の「スケジュール管理」「オフィス用品」について解説します。

秘書は上司のスケジュール管理をすることも大切な業務の一つです。

最後にスケジュール管理の例題も載せておきましたので是非挑戦してみてください。

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予定表の種類

上司の行動予定をしっかり管理するためには、一覧性のある表にして管理するのが一番です。

予定表は、基本的には大枠から埋めていき、後から細かい予定を入れていきます。

つまり、年間で決まっている行事や定例会議などの予定をまず埋めてしまい、次に月間、週間、日々とスケジュールを埋めていきます。

まずはこの4種類の特徴についてそれぞれ見ていきたいと思います。

年間予定表

年間で行われる社内外の主要行事を記入します。新年会、株主総会、定例取締役会、定例常務会、創立記念式典、夏期休暇などがあります。

月間予定表

1カ月の行動予定を記入します。年間行事のほか、出張や会議、会合、訪問予定などの基本事項を記入します。

週間予定表

確定した行動予定を1週間分、時間単位で記入します。活用頻度が最も高いです。会議、会合、面談、出張、講演、式典などを細部まで正確に書きましょう。

日々予定表(日程表)

その日1日の上司の行動予定を分単位で記入する予定表です。備考欄を設けて細かい点を確認できるようにしましょう。

予定の変更と調整

予定を変更する場合は迅速かつ正確に対応することが重要です。
様々な変更時の対応を見てみましょう。

  1. 行事の変更
    上司に変更を告げ上司と秘書の予定表を修正します。
  2. 当方の都合で予定を変更する
    上司の指示に従って関係者と調整した後、上司と秘書の予定表を修正します。
  3. 面会の約束を断る場合
    先方に詫びを入れ、希望の日時を二、三聞いておきます。上司の意向を聞いて日時を決めた後、速やかに相手に連絡するようにします。
  4. 先方の都合で予定変更を申し入れてきた場合
    上司の意向に従って先方と新しい予定を決め、上司と秘書の予定表を修正します。
  5. 予定が変更になった場合
    上司の予定表を配布していた関係者に漏れなく連絡し、予定表の修正を依頼します。

オフィス機器の知識

  • 複写機(コピー機)
    文書を複写する機械です。ファックス機能、スキャナー機能などを備えているものが主流となっています。
  • ファクシミリ(ファックス)
    電話回線を通じて電子的に文字・図形を送信・受信する装置です。郵送と違って文書が手元に残りますが、解像度が低いため、写真原稿などには向きません。相手先の番号を間違えると情報が他に漏れてしまうので、重要文書などはファックスで送らないのが原則です。
  • パソコン
    文書作成ソフトや計算ソフトなど事務で必要とされるあらゆる文書が作成できます。また、インターネットに接続していれば、電子メール文書のやりとりができます。その他、インターネットを利用して企業や官公庁が公開しているホームページから情報入手が可能です。
  • プリンター
    パソコンと接続して作成した文書をプリントする機械です。
  • スキャナー
    文書や画像をデジタルデータ化してパソコンに取り込む機械です。
  • プロジェクター
    図や文字をスクリーンに映し出す機械です。研修会や会議、プレゼンテーションでよく利用されます。
  • シュレッダー
    機密を保持するために廃棄文書を細かく切り刻める機械です。
  • ホワイトボード
    会議によく利用される白地のボードで、水性インクで文字などを書く事ができます。

スケジュール管理について例題に挑戦!

<例題>
秘書Aの上司は最近多忙なためか体調が思わしくないようである。Aにも「疲れた」という言葉をしばしば口にする。このような場合のスケジュール作成上の配慮について、次の中から不適当と思われるものを1つ選びなさい。

1.過労についての症状と、その対処法についての知識を持ち、スケジュールに反映させる。
2.健康を気遣ったスケジュール作成について、要望を聞くようにする。
3.出張のスケジュール作成の時は、列車の乗り換え時間に余裕を持つようにする。
4.取引先との懇親会は負担が大きいので、スケジュールには入れないようにする。
5.上司の仕事の中で他の人が代行できるものは、上司と相談して代わりを頼むようにする。

<解答>4.

懇親会も仕事なので入れないようにするのは不適当

まとめ

秘書は上司のスケジュールというマネージャーのような仕事もするなど、業務範囲は多岐にわたります。

それに加え、スケジュールのミスはできるだけ避けなければならないので難しいところでもありますので頑張っていきましょう。

そして、今回で秘書検定3級の試験対策は終了になります。数ある記事の中からご覧いただきありがとうございました。皆さんの合格を心からお祈りしております。

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