みなさんこんにちは、今回は秘書検定2級試験対策として【求められる能力2】について解説します
ここでは主に「上司の負担を軽くする能力」について話します。率先して上司の手足となれるよう頑張っていきましょう。
最後に【求められる能力2】についての例題も載せておきましたので是非挑戦してみてください！
【求められる能力2】
「上司の負担を軽くする能力」とは
上司の負担を軽くするため、次のようなことが求められています。
- 雑務であっても、率先して引き受ける。
- 情報は積極的に提供する。
- 上司にミスがあっても、言葉遣いに注意し、失礼のないように伝える。秘書はミスをしたら、素直にわびる。
秘書は上司の身の回りの世話するのが主な仕事なので雑務は積極的に取り組むようにしましょう。
もし、自分に非がある場合は素直に認めます。誠実さ=信用と心がけて業務に取り組みましょう。
上記を補うための行動力について具体的に見てみましょう！
秘書に求められる行動力とは、主に以下の２点です。
- 来客に対する気配りや心遣い：手際のよい洗練された動きでテンポよく対応できること
- 迅速に要領よく仕事を進める能力：上司の指示があればすぐに行動に移し、会場の手配をしたり、日程調整をしたり、電話をかけたりできること
また、以下をポイントとしておさえておきましょう。
- きびきびとした動作、リズム感のある動作
- てきぱきと仕事を処理する
- ビジネスの場に合った、活動しやすい服装
雑務を引き受ける
秘書業務は上司の手足となり、雑務を処理することから始めます。
- どんな小さな仕事でも、今後大きな仕事になるかもしれない。
- 上司が本来の仕事に専念できれば、会社全体にとって大きな利益となる。
秘書から仕事を探し出して、処理する実践能力が必要とされます。
- 仕事の流れや動きを把握し、そこからポイントをつかみ取る。
今、どのような行為をしたら上司の仕事がやりやすくなるか理解しましょう。
- 上司の望んでいることを実際に行う。
- どのようなことが起こっても対応できる配慮と準備が必要。
情報提供をする
- 上司の仕事に関する情報を雑誌や新聞などから収集し、提供することが求められる。
- 情報にはうわさも含まれるが、どう考えるかは上司の判断となる。
- 上司が知っておいたほうがよいと思われる情報は求められる前に提供する。
ミスをしたとき
- 上司がミスをしたとき:上司は忙しいと思いやる気持ちを持つ。
- 秘書がミスをしたとき:直ちにわび、わびた後にどこが間違っていたか、どのようにすればよいかを確認し、修正作業を迅速に行う。
最後に補足として秘書が必要とする「記憶力」について解説したいと思います。
来客とのコミュニケーションを円滑化するために、名前と顔を覚えることは重要な秘書の能力の一つです。
「先日来た営業の人はどこの誰だったかな」のように上司に尋ねられた際に、的確かつスピーディーに回答できれば上司の仕事の能率も上がります。特に以下の点に気を配りましょう。
- 来客の顔と名前は勿論、所属先など特徴も覚える。
- 違いがないように、記憶力だけに頼らずメモを必ず取る。
【求められる能力】について例題に挑戦！
＜例題＞
秘書Aの上司は、約束のあった来客と面会中である。そこへ得意先のF社長が、約束があると訪ねてきた。しかしAは、そのことを聞いていない。このような場合の対応として、次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
- 「少々お待ちくださいませ」と言ってかけてもらい、上司へ約束していると言ってF社長が見えている旨を、メモで伝える。
- 「お約束をいただいておりますでしょうか」とF社長に、約束の真否を丁寧に確かめる。
- 「先客がいらっしゃいますので、少々お待ちください」と丁寧にわびて待っていただく。
- 「あいにく来客中でございますが、いかがいたしましょうか?」とF社長の意向を尋ねる。
- 「会議中ですが、メモを入れてみますので、ご用向きをお聞かせ願えますか」と用件を聞き、メモにして上司に取り次ぐ。
＜解答＞ 1
F社長は約束してあるといって訪ねてきたのである。Aが知らないとしても、F社長へは約束を受けてあるものとして対応しなければならない。
まとめ
求められる能力は以下に上司の雑務を的確にこなすかが重要となります。
普段から様々な仕事を任され大変かとは思いますが、頑張っていきましょう。
次回は職務知識の分野に入ります。主に機密事項の対応や重要書類の扱いについて学ぶ大切な分野になりますので気を引き締めて取り組みましょう。
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