秘書検定２級試験対策【秘書の業務】

みなさんこんにちは、今回は秘書検定2級試験対策として「秘書の業務」について解説します。

秘書の仕事は細々したことが多く、多岐にわたります。

業務を効率よく行うためには業務を定型化・標準化する必要がありますのでそれらについて１つずつ見ていきましょう。

最後に「秘書の業務」についての例題も載せておきましたので是非挑戦してみてください！

秘書の業務

仕事の定型化・標準化

業務を効率よく行うために、手順・段取り・計画を立ててから仕事に取り掛かります。

1. 仕事の手順を考える。
2. 仕事の所要時間を測定する。
3. 仕事の内容をパターン化する。
4. 結果を反省・検討する。

効率的な仕事の進め方

• 日常的な仕事を効率的に行うには仕事の定型化・標準化が必要。
• 合理的な仕事を処理するときにはPDCAサイクル、つまりPlan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)で考える習慣が必要。
• 仕事の問題点を把握し、改善策を考える。
• 仕事の優先順位を決めるには、重要度・緊急度・時間の制約を考え、判断する。
• 仕事が重なったり、時間的に無理だと思われたりする仕事は、その旨を上司に申し出て、優先順位を確認してもらう。
• 上司が外出しているときなど、空き時間ができたら、名刺・書類・ファイル整理・住所録の訂正・スクラップ等、日ごろ手をつけられない整理事務を行う。

定型業務

定型業務は、日常業務で都度上司の指示を仰がず、ある程度秘書の裁量で行ってよいものです。

ただし、判断に迷う場合は、速やかに上司の指示や先輩秘書に確認をすることが必要です。

1. 上司の身の回りの世話
   健康管理(主治医の連絡先、健康保険証の番号等を控えておく)/デスクやオフィスなどの整理整頓・掃除・環境整備→車・運転手の手配/お茶・食事の準備/家族との連絡
2. スケジュール管理
   予定表の作成(スケジュールは上司に確認の上組みます。予定表は見やすく、頻繁に出てくるものは記号化する)/上司や関係先への連絡・確認/応接室の予約/日程の変更に伴う調整と確認
3. 来客応対
   受付/上司への取り次ぎ/案内/茶菓、食事の手配/見送り/上司不在時や執務中の応対
4. 文書管理
   文書(社内文書・社外文書・社交文書など)の作成・発送・整理・保管
5. 会議・会合事務
   会場の手配/開催の通知/会場設置/受付業務/後片付け
6. 出張事務
   宿泊先や交通機関の手配/出張先との連絡・調整/旅程表の作成
7. 情報収集
   社内外の情報収集/マスコミ関係者の対応
8. 交際業務
   慶弔・お中元・お歳暮などの贈答品の手配/冠婚葬祭の手配
9. 経理事務
   経費精算/伝票の作成
10. 私的事項
    仕事に直接関係なくとも、上司の依頼であれば、快く行う。

非定型業務

予想外の事態が起きたときなどの非定型業務では、的確な判断、適切な行動が求められます。

また、どこに行けば解決できるかを考えるようにしましょう。

1. 急なスケジュール変更への対応
   スケジュール調整/関係者への確認
2. 予定外の来客
   相手の会社名、名前、用件と所要時間を尋ね、取り次いだほうがよいと判断したら、相手に上司が忙しいことを告げてから、上司の意向を尋ねる。
   時間がなくて上司が客に会えないときには、伝言を聞く。後ほどこちらから連絡する旨を丁重に言う。
3. 執務中の上司の急病
   応急手当や常備薬など必要な処置をとり、主治医に連絡または救急車を手配する。自宅、社内の関連部署へ連絡する。必要に応じてスケジュール調整をする。
4. 天変地異があったときの対応
   来客の避難誘導や人命救助
5. 不法侵入者などへの対応(例:強引なセールス)

秘書の業務について例題に挑戦！

＜解答＞　４
この場合、事情が事情なのでとにかく引き受けるのがよい対応である。取り込み中の専務の手を煩わせず、文書程度のことなので、CでなくてもAが常務の了承を得ればよい。

まとめ

次回は一般知識の分野に入ります。

業務上使われる知識がたくさんあり、一般常識としても非常に役立ちますので皆さんも頑張ってみてください！