今回は秘書検定３級の実技の一つである「話し方・聞き方」「慶事・弔事」について解説していきます。
秘書検定の実務でも役立つとともに社会人の常識として知っておくべき重要な部分でもあります。
話し方・聞き方
話し方や聞き方は人間関係を構築するうえで重要です。
相手との人間関係を踏まえずに話せば、相手の感情を害してしまい、人間関係を壊してしまう可能性もあります。
まずは話し方のポイントから見てみましょう！
話し方のポイント
- 適切な声の大きさで話す
- 適切な間を取って話す
- 相手の反応を確認しながら話す
- 歯切れよく話す:
早口でまくしたてるように喋らないことは重要です。
相手をせかしている印象があり、聞き取りづらいこともあるので気を付けましょう。
そして、重要な件を伝える場合は、相手が理解したかどうか確認することも重要です。
聞き方のポイント
- 相づちを打つ
- 最後まで聞く
- 相手の話を誤解しない
- 助け舟を出す
相づちは「なるほど」「それで」「そう」が会話のリズムを作ります。
そして、話の途中で聞きたいことがあっても最後まで話を聞くことが重要です。
もし内容が分かりにくいときは、話の区切りで、「つまり〜ということ？」などと確認するようにしましょう。
また、話が混乱して相手がうまく説明できないようなときは「こういうことではないか」などと助け舟をだしてあげるとよいでしょう！
慶事・弔事
秘書の仕事は慶事・弔事などの交際の業務に参加することもあります。
初めての方のためにそれぞれを説明すると
- 慶事・・・結婚や出産などの祝い事のこと
- 弔事・・・弔事とは死亡や葬式などのお悔やみごとのこと
それぞれどのような業務があるのか見ていきましょう。
慶事の業務
招待する場合
- 日時の調整
- 会場手配
- 招待客を選ぶ
- 招待状の発送（出欠の確認）
- 記念品の手配
- 受付、案内 など
招待された場合
- スケジュールの調整
- 招待状の返送
- ご祝儀の用意
- 祝電の手配 など
このような業務がありますので事前にスケジュールなどを調整しておくと良いでしょう！
慶事の服装
秘書は目立つ服装は避け、スーツ、又はワンピースが好ましいです。
ここでは男性と女性に分けて解説したいと思います。
男性
正装
- 午前・昼 モーニングコート
- 午後・夜 燕尾服
略式
- 午前・昼 ブラックスーツ、ダークスーツ
- 午後・夜 ブラックスーツ、ダークスーツ、タキシード
女性
正装
- 午前・昼 アフタヌーンドレス
- 午後・夜 イブニングドレス
略式
- 午前・昼 （正装風の改まった）スーツ、ワンピース
- 午後・夜 カクテルドレス
弔事の業務
訃報を受けたら、下記のことを行う必要があります。
- 逝去の日時
- 死因
- 通夜の場所、日時
- 葬儀の形式、場所、日時
- 喪主の氏名、住所、連絡先
訃報は急に慶事と違い急にやってくるのでスムーズに対処できると良いです。
弔事の服装
基本的に派手な化粧やマニキュアは控え、アクセサリーも結婚指輪、真珠のネックレス以外は避けるようにしましょう
通夜の服装
通夜の服装は必ずしも喪服でなくても構いません。
- 男性：ダークスーツ
- 女性：地味な色のスーツ・ワンピース
葬儀・告別式の服装
葬儀・告別式の服装は男女とも黒でそろえて、光沢のあるものは避けます。
- 男性：モーニングコート、ダークスーツ
- 女性：スーツ・ワンピース
例題
秘書Aは新人Bから、上司に説明をするときの仕方を教えてほしいと言われた。次はAが教えたことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
- 複雑な内容のときは、口頭だけでなく、要点をメモしてわたすこと。
- 数字が多いときは、グラフや表を作って説明すること。
- 特に重要な箇所は、最後にもう一度ポイントを繰り返すこと。
- 上司の反応を確かめながら説明すること。
- 途中で上司から質問があっても、 最後に受けると言って先に説明を終えること。
解答 5
話の途中でも、上司からの質問はその時々で答える
まとめ
社会人としてのマナーは、一度習得して身につけてしまえば簡単に忘れてしまうことはないでしょう。だからこそこのタイミングで基礎・基本をしっかりと見につけておくことが重要です。
そして、次回は技能の分野に入り「会議」について学んでいきたいと思います。社会人はたくさんの会議がありますので、覚えておくと良いでしょう！
コメント