みなさんこんにちは、今回は秘書検定2級試験対策として「求められる能力」について解説します。
秘書は業務を行う上で様々な能力が求められます。
今回はその中でも「指示されたことを要領よくこなす能力」について解説します。
最後に「求められる能力」についての例題も載せておきましたので是非挑戦してみてください！
求められる能力
「指示されたことを要領よくこなす能力」とは
秘書には、次のような「指示されたことを要領よくこなす能力」が必要です。
- 仕事全体の内容を素早く理解し、正確に処理する。
- 仕事が重なったときは、優先順位を的確に決める。
- 指示された仕事の報告は、タイミングよく正確に行う。
秘書以外の仕事にも当てはまりますが、正確かつスピーディーにこなすことで上司からの信頼を得られます。これらどんなものか具体的に見てゆきましょう。
仕事内容の理解と処理
- 複雑な内容の仕事を、指示どおりに的確にこなす能力
- 迅速に要領よく処理する能力
上記の正確さとスピードを持つためにどのような順序で行えばよいかを考え、仕事の計画を立てることが重要です。
具体的には以下のとおりです。
- 基本・・・指示を正しく受ける。指示はメモを取り、復唱し、質問があれば最後にする。
- 応用・・・自分の上司以外の上役から指示を受けたときは、自分の仕事の枠内で片付くことは引き受けてもよい。それ以外は、必ず直属の上司の指示をあおぐ。
仕事の優先順位
- 仕事が集中したときは、どの仕事をいつまでに済ますかを決める。
- 内容の重要度や要する時間などを考えて決める。
- 迷ったときは、上司に相談し、優先順位を決める。
このような手順で仕事を進めていくと良いです。具体的にはこちらの２つを実践してみましょう。
- To Doリストを作成し、自分がいつでも確認できる場所で管理する
- 仕事の制限時間を決める
To Doリストを作ることで、作業の抜け漏れを防ぐことができます。
1日の終わりに翌日の予定を書き込み、1日の始まりにはその日の予定を確認する習慣を身につけましょう。
また、タスクリストは書きっぱなしにせずに、定期的に確認するようにしましょう。
そして、1つ1つの作業をより効率よくこなすためにも、前もって制限時間を決めておきましょう。
自分で「このタスクは30分以内に仕上げないといけない」と制限時間を設定すれば、その時間内に終わらせようと集中できます。
皆さんも是非実践してみましょう。
指示された仕事の報告
- 報告のポイントは必ず結論を先に伝え、その後経過を手短に報告する。
- 上司が忙しいときは、結論だけでもよい。経過や理由は書面で伝えるか後日時間ができたときに報告する。
- 報告は事実に基づいた正確な内容を報告する。
- 自分の意見や感想がある場合は、事実と区別して話す。
仕事を進めるだけでなく上司に報告をするまでが仕事になります。また報告の仕方一つで、受け取り方も変わるので注意しましょう。
「求められる能力」について例題に挑戦！
＜例題＞
秘書Aの上司のところへ、客が約束の時間に30分以上も遅れて来社した。様子から見て、約束の時間に遅れたことは承知しているようである。上司は先ほどから待ちかねているが、このような場合の応対の配慮として、次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
- 「おいでが遅かったものですから、上司が心配しながら待ちかねております」と、素直に話して案内する。
- 「きっとお急ぎのご用ができたと思っておりました」と、相手を思いやって、一言声をかける。
- 約束の時間に遅れていることは触れず、「お待ちしておりました」と言って、普通に案内する。
- 「道路の混雑はいかがでございましたか」と言って、普通に案内する。
- 「お約束は何時になっておりましたでしょうか」と、言い訳をしやすいように仕向ける。
＜解答＞ ３
遅れたのは、何か理由があったのであろうし、相手は客である。遅れたことには触れずに応対すべきである。
まとめ
秘書に求められる能力は多岐にわたります。繰り返し学ぶことで実践に生かせると思いますので今までの科目も復習してみると良いでしょう。
次回は「求められる能力2」になります。
主に上司の負担を減らす能力について解説します。秘書の業務によって上司への負担も大きく変わってきますので、皆さんも頑張ってみてください！
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